電子帳簿保存法対応、税理士が押さえるべき実務ポイント

2024年1月から電子取引データの電子保存が完全義務化され、電子帳簿保存法（電帳法）への対応は中小企業にとって避けられない課題となっています。税理士として顧問先を正しく導くために、法令の要件と実務上の注意点を改めて整理します。

電子帳簿保存法の3つの区分

電帳法は大きく3つの区分に分かれています。それぞれ要件と対象が異なるため、混同しないよう整理しておくことが重要です。

1. 電子帳簿等保存（任意）

会計ソフトなどで作成した帳簿や決算関係書類を、プリントアウトせずに電子データのまま保存できる制度です。任意の制度であり、要件を満たした場合に認められます。優良な電子帳簿については、過少申告加算税が5%軽減される特典があります。

要件としては、訂正・削除の履歴が残るシステムの使用、または訂正・削除ができないシステムの使用が求められます。freeeやマネーフォワードなどの主要なクラウド会計ソフトは要件を満たしているため、これらを使用している顧問先はすでに対応済みとなります。

2. スキャナ保存（任意）

紙の取引書類（領収書・請求書など）をスキャンして電子データで保存する制度です。こちらも任意です。2022年の改正で要件が大幅に緩和され、電子署名や2ヶ月以内のタイムスタンプ付与といった厳格な要件が撤廃されました。

現在の主な要件は、解像度200dpi以上でのカラースキャン、書類種別・日付・金額でのキーワード検索への対応、入力者情報の保存などです。スマートフォンのカメラで撮影した画像でも要件を満たせるため、顧問先に導入しやすくなっています。

3. 電子取引データ保存（義務）

メール添付のPDF請求書、ECサイトからダウンロードした領収書、クラウドサービスの利用明細など、電子的に授受した取引情報を電子データで保存することが義務づけられています。2024年1月から完全義務化となり、宥恕措置（猶予期間）は終了しています。

要件は以下の3点です。

• 真実性の確保: タイムスタンプの付与、または訂正・削除の履歴が残るシステムでの保存、または事務処理規程の備付け
• 可視性の確保: モニター・プリンターで確認できる環境の整備、操作説明書の備付け
• 検索機能の確保: 日付・金額・取引先でキーワード検索できること（2億円以下の事業者等は緩和あり）

税理士が顧問先に指導すべき3つの対応

対応1: 電子取引の洗い出しと保存フローの確立

まず顧問先が「電子取引」を行っているかどうかを確認します。具体的には以下のような取引が対象です。

• メールに添付されて受け取る請求書・領収書（PDF等）
• Amazonビジネス、楽天市場等のECサイトから発行される領収書
• SaaS・クラウドサービスの利用明細（毎月メール通知されるもの）
• EDI（電子データ交換）システムを通じた受発注データ
• インターネットバンキングの振込明細

これらの電子取引データを「受け取ったまま削除せずに保存する」ことが最低限の要件です。担当者ごとにバラバラな保存方法では検査時に問題になる可能性があります。保存場所（共有フォルダやクラウドストレージ）と命名規則（日付_取引先名_金額など）を事務処理規程に定め、全社で統一することを指導しましょう。

対応2: 事務処理規程の整備

電子取引データ保存の要件である「真実性の確保」は、タイムスタンプを使わずに「事務処理規程の備付け」で対応することも可能です。国税庁がひな形を公開しているため、これをベースに顧問先の実態に合わせて作成するよう指導してください。

事務処理規程には、電子取引データの保存責任者、保存場所・保存方法、訂正・削除を行う場合の手続きなどを定めます。規程を整備するだけでなく、実際に規程通り運用されているかを定期的に確認することも重要です。規程があっても実態が伴わなければ要件を満たしているとは言えません。

対応3: システム選定のサポート

電帳法対応のためだけに専用のシステムを導入する必要は必ずしもありません。すでに利用しているクラウド会計ソフトや文書管理ツールで要件を満たせるかどうかを確認することから始めましょう。

検索機能の要件（日付・金額・取引先によるキーワード検索）は、Excelで管理台帳を作成する方法でも対応可能です。税務調査官が求める検索に応じられれば形式は問いません。ただし管理台帳方式は手作業が発生するため、取引件数が多い顧問先には専用システムの導入を検討する価値があります。

システム選定の基準

顧問先に電帳法対応のシステムを提案する際、以下の観点で選定をサポートしましょう。

よくある疑問と回答

紙の請求書をスキャンして保存すれば紙は捨てていいか

スキャナ保存の要件を満たせば、紙の原本を廃棄することは可能です。ただし、スキャナ保存は「任意」の制度です。要件を満たさない方法でスキャンした場合、紙の原本の保存義務は引き続き発生します。スキャナ保存に対応したシステムを使っているかどうかを確認してから原本廃棄の判断をするよう顧問先に指導してください。

電子で受け取った請求書をプリントアウトして保存してはいけないのか

2024年1月以降は、電子で受け取ったデータをプリントアウトして紙で保存することは認められていません。電子データのまま保存することが義務です。「紙で保存しているから安心」という誤解が顧問先に残っていないか確認しましょう。

まとめ

電帳法は制度が複雑なため、顧問先の担当者が全要件を正確に理解するのは難しい状況です。税理士として「3区分の整理」「電子取引の洗い出しと保存フローの確立」「事務処理規程の整備」の3点を軸に、顧問先ごとの実態に合わせた具体的な指導ができることが求められます。

対応が遅れている顧問先に対しては、現状の把握から始め、できることから段階的に対応を進めるよう促すことが現実的です。法改正の状況は引き続き変化する可能性があるため、国税庁の公表資料を定期的に確認する習慣を持ちましょう。